Guide de la signature électronique – ProScope

Guide utilisateur – Signature Électronique

 

1. Paramétrage du module

1.1 Configuration des paramètres de signature 

1. Accédez au menu Paramétrage, puis ouvrez les Préférences société.

2. Sélectionnez la société concernée.
3. Dans le menu latéral, cliquez sur Signature électronique.

Cet écran vous permet de définir les préférences de signature électronique pour chaque entité juridique ou commerciale. Cela garantit que chaque contrat envoyé reflète correctement l'identité de l’émetteur.

Détail des champs disponibles :

Champ
Description
Code Client
Identifiant interne de la société
Nom employeur
Nom affiché dans les courriels de signature
Transat (case à cocher)
Active les fonctionnalités dédiées aux clients de sPAIEctacle
Code société Transat
Renseigner le code société spécifique si vous aves plusieurs licences sPAIEctacle
Clé API Client
Indispensable pour connecter chaque société au Prestataire de Signature
Seuil de déclenchement de commande
Envoi automatique d'un e-mail de renouvellement à partir d'un certain seuil
Autorisation de découvert
Montant maximum de dépassement autorisé
Périodicité de l'automate de contrôle d'état des signatures
Fréquence (en minutes) de vérification des statuts de signature
Nature du document par défaut
Type de document à signer par défaut (à définir selon vos usages)
Personnalisation du message
Message affiché dans l'e-mail de signature (ex. "Veuillez cliquer sur le bouton ci-dessous pour visualiser votre contrat à signer").
Mention au dessus de la signature
Ex. "L'employeur"
Mention en dessous de la signature
Ex. "Frédéric BLANC pour UpSide"
Autoriser l'envoi X jours avant le début du contrat
Envoi anticipé du document (ex. 5 jours avant)
Autorise l'envoi X jours après la fin du contrat
Envoi différé du document (ex. 30 jours après)
Récupération automatique des contrats signés
Si coché, téléchargement automatique des documents signés dans ProScope
Récupération automatique des notes signées
Active la récupération automatique des notes signées  (optionnel selon vos processus)

Une fois la configuration terminée :

  • Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder.

  • Cliquez sur Annuler pour quitter sans enregistrer.


1.2 Récupération automatique des documents signés

Lorsque l’option est activée, ProScope récupère automatiquement les documents signés et les rattache à la fiche concerné.e ⚙️ Deux modes de fonctionnement possibles :

1. Sans récupération automatique
  1. Le contrat reste chez le prestataire de signature électronique.
  2. Seule l’information de statut (signé) est récupérée.
  3. Aucun fichier n'est intégré dans ProScope, ce qui allège l’espace et évite l'encombrement.
  4. Suffisant dans la majorité des cas quotidiens, où l’on veut simplement savoir que « tout est en règle ».
✅ Avantages : gain d’espace, moins de documents stockés.
⚠️ Risque : vous n’avez pas physiquement le contrat si vous devez l’archiver.

2. Avec récupération automatique (option cochée)
  1. ProScope télécharge le contrat signé dès qu’il est prêt.
  2. Il est automatiquement stocké comme pièce jointe dans la fiche contrat.
  3. Il peut ensuite être visualisé, exporté, archivé ou imprimé.

✅ Avantages : Parfait pour les besoins d’archivage juridique ou administratif (URSSAF, audits, arrêt de service).
Utile si l’on veut garder une copie complète dans le système.

📌 Pourquoi choisir cette option ?
  1. Si vous préférez centraliser tous vos documents dans ProScope.
  2. Si vous anticipez des contrôles URSSAF ou une migration de données.
  3. Si vous arrêtez d’utiliser ProScope, vous pourrez tout exporter sans repasser par le prestataire de signature électronique.

🖥️ Ce que l’on voit dans ProScope
Dans l’onglet Document d’un contrat, on retrouve :
  1. Le fichier PDF signé en pièce jointe : ici, Contrat 20102282.pdf
  2. Son historique de signature à droite, avec la date et le nom du fichier signé
➡️ Cela prouve que le contrat a bien été signé et qu’il est disponible localement dans ProScope, sans action manuelle.




1.3 Changements visuels dans ProScope après paramétrage de la signature électronique

Une fois la signature électronique activée, une nouvelle colonne SE (Signature Électronique) apparaît dans la liste des contrats.

Signification des icônes :



Légende des statuts :

Icône
Description des status

Impossible d'envoyer en signature, correspond aux documents dont le délai d'envoi maximum définit dans les paramètres a été dépassé (ex. 31 jours après la fin du contrat)

Document prêt à être envoyé en signature mais des éléments manquent dans la fiche du signataire (mail, téléphone)

Le document est prêt mais la date d'envoi n'est pas encore atteinte (ex. envoi possible à J0, on est à J-3)

Le document est prêt à être envooyé en signature, la fiche du signataire est complète

Le document a été envoyé il y a 2 jours, le signataire a reçu une première relance

Le document a été envoyé il y a 4 jours, le signataire a reçu une seconde relance

Le document a été envoyé il y a 6 jours, le signataire a reçu une troisième relance

Le document est signé

Le document a été refusé en signature lors de la procédure de signature

Cliquer sur l’icône : 

... permet d’afficher la légende complète dans l’interface.


2. Utilisation du module de signatures Electroniques

2.1 Envoi des documents en signature

1. Accédez à la liste des documents à envoyer.

2. Sélectionnez un ou plusieurs contrats.
3. Faites un clic droit ou passez par le menu Actions, puis cliquez sur Envoyer pour signature électronique.



4. Confirmez l’envoi dans la fenêtre qui s’affiche.


Après l’envoi :

  • Un message de confirmation s’affiche.


  1. Le statut du contrat passe à Envoyé.

2.2 Suivi et mise à jour des statuts

Selon la configuration, le statut se met à jour automatiquement à intervalles réguliers.

Pour mettre à jour manuellement :

  • Cliquez sur Forcer la mise à jour des statuts dans le menu Actions.


2.3 Recherche facilitée des documents à faire signer

Dans la recherche détaillée, vous pouvez filtrer par :

  • Le critère : Contrat en signature électronique à envoyer.


  1. Ou par Statuts spécifiques (ex. refusés)

2.4 Processus de signature pour le signataire

1. Le signataire reçoit un e-mail avec un lien de signature.

2. En cliquant sur le lien, le document s'ouvre dans son navigateur : 
3. Après avoir fait défiler le document, le bouton Signer s'active.
4. Un code est envoyé par SMS pour vérification d’identité. : 


5. Le signataire saisit le code, puis signe.


6. Le document est alors signé et téléchargeable pour le signataire : 

Dans ProScope, le statut du contrat passe automatiquement à Signé (si la récupération automatique est active, le document est aussi visible dans l’onglet Documents).

2.5 Refus de signature

Le signataire peut refuser de signer. Il doit alors indiquer un motif.

Dans ProScope, le contrat est affiché avec le statut Refusé.

3. Compléments

3.1 Annuler un contrat déjà envoyé

En cas d'erreur ou de rectification, un contrat envoyé en signature peut être annulé depuis le menu, avant sa signature. Après correction, il peut être renvoyé en signature. L'annulation et son résultat sont visibles dans le contrat, en mode Page.

3.2 Récupérer les contrats signés au format PDF

Lorsqu'un client vous réclame les contrats signés, vous pouvez les lui transmettre : à partir d'une sélection de contrats signés, l'action correspondante génère un ou plusieurs fichiers PDF regroupant les documents demandés.

3.3 Cas particuliers

  • La signature électronique reste compatible avec l'envoi dématérialisé : les deux ne sont pas exclusifs.
  • Pour les personnes réfractaires à la signature électronique, ou qui n'ont pas de téléphone mobile (nécessaire à l'authentification par SMS), signalez-le dans leur fiche Personnel afin d'adapter le circuit.

3.4 Le périmètre à venir

Aujourd'hui, la signature électronique concerne les contrats (intermittents, comédiens, directeurs artistiques). Elle sera progressivement étendue aux autres documents signables de ProScope : NDA / NDH, devis, point financier, bon de commande et bon de livraison.

3.5 Comment activer la signature électronique

La mise en place se fait à votre demande auprès d'UpSide, avec une version minimale 18.6.30f3. Quelques signatures vous sont fournies pour réaliser vos premiers tests ; vous en commandez ensuite selon vos besoins. La documentation à jour reste disponible dans la base de connaissances.

3.6 Évolutions prévues

L'envoi de l'e-mail de signature dans la langue de la personne est prévu (déjà anticipé dans les modèles de mails), afin d'adresser chaque signataire dans sa langue.