Notes de Frais
Préambule
La version présentée ci-dessous de ce module permet :
- De saisir plusieurs lignes dans une même note de frais,
- De numéroter ces notes selon une numérotation chronologique,
- D’affecter un type à chaque ligne permettant ensuite son export comptable selon des comptes prédéfinis,
- De disposer d’une liste de désignations pré-établies afin de faciliter la saisie pour les utilisateurs,
- De gérer les frais kilométriques en conformité avec le barème de l’administration fiscale.
Paramétrage
Paramètres Sociétés
Dans l’onglet Note de Frais, on retrouve les différents paramètres liés à la transformation des notes de frais en Point Financier et aux signataires apparaissant en bas de l’édition de la note :
Enumération
L’énumération Type Référence Fournisseur a été ajoutée et doit être préalablement renseignée avec les valeurs correspondant aux catégories de frais :
Pour chacun de ces types de frais, il est possible de saisir le Compte Comptable et le Compte Analytique qui seront utilisés lors de l’export vers la comptabilité :
Référence Fournisseur
C’est dans la table des Références Fournisseurs (Menu Prefs) que sont saisis les divers frais qui peuvent faire partie d’une note de frais.
Le minimum à saisir est le Type, la Désignation et la case à cocher Utilisable dans les Notes de Frais :
Seules les références fournisseurs cochées seront disponibles lors de la saisie d’une note de frais.
Barème kilométrique
Une nouvelle table a été ajoutée à cet effet et est disponible dans le menu Param. On y saisit pour une année, toute la grille de remboursement fournie par l’administration fiscale :
Chaque fiche est saisie de la manière suivante :
Personnel
Pour chaque personne pouvant saisir des frais kilométriques dans une note de frais, il convient de renseigner préalablement les informations relatives à la puissance fiscale, au type de véhicule et à la distance annuelle parcourue (Entité Personnel, onglet Divers) :
Fonctionnement
Saisie des Notes de Frais
La saisie du nom de la personne provoque la recopie, au sein de la note de frais des informations relatives au véhicule qu’elle possède :
Ce sont ces informations qui vont permettre le calcul des indemnités kilométriques en fonction du paramétrage vu plus haut. Dans ce cas, seule la saisie de la date et du nombre de kilomètres est obligatoire. Le calcul du montant TTC s’effectue seul et n’est pas modifiable par l’utilisateur :
Remarque : si la catégorie de véhicule, sa puissance fiscale et le nombre de kilomètres effectués annuellement comporte un forfait, celui-ci est automatiquement ajouté à la première note de frais faisant apparaître des kilomètres pour l’année et la personne considérées.
La saisie d’une ligne de la note de frais autre que kilométrique nécessite au
minimum une date et un montant. Les Type et Désignation peuvent être
saisis grâce aux PopUp menus alimentés par les valeurs saisies dans les
Références Fournisseurs :
En fonction du Type choisi, le PopUp de la Désignation s’alimente automatiquement. Toutefois, la désignation peut être saisie manuellement en cliquant simplement dans la zone de saisie.
Le Montant TTC doit être ensuite saisi pour que la ligne soit valide.
Il est possible de saisir autant de lignes que souhaité, soit à l’aide du bouton d’ajout, soit à l’aide du bouton dupliqué. Par ailleurs, les lignes incorrectes peuvent être supprimées grâce au bouton correspondant.
Validation ou Refus d’une note de frais
Lors de la saisie d’une note son statut est Note En Cours de création. L’utilisateur peut modifier sa note de frais tant qu’il le souhaite jusqu’à ce qu’il clique sur le bouton Valider la note pour la soumettre au contrôle.
Les notes peuvent ensuite être recherchées par les responsables pour être validées ou bien être refusées.
Refus d’une note de frais
Pour Refuser la Note de Frais, le responsable dispose d’un bouton éponyme ainsi que d’une zone de commentaire nommée Motif de refus.
La note de frais repasse alors dans le statut Note en Cours de Création afin que son auteur puisse la rectifier.
Validation d’une note de frais
La validation d’une note de frais s’effectue grâce au bouton 
qui fait passer la note dans l’état Note Totalement Validée.
Seules les notes dans ce dernier état peuvent ensuite être exportées vers la comptabilité grâce à la partie dédiée à cet export disponible dans l’interface comptabilité (menu Etat)
Mise à jour des données
Dans le cas où vous auriez déjà saisi des notes de frais avec l’ancien module, celles-ci sont conservées et automatiquement converties selon le nouveau format.
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