Planning - paramètres d'affichage

Planning - paramètres d'affichage

Options de présentation


1. Ressources planifiées  

Une ressource correspond :
  1. aux salles
  2. au personnel
  3. au matériel
 Visualisation des ressources ayant des réservation dans la plage de dates visualisées
 Visualisation de toutes les ressources ayant des réservations quelque soient la plage de date visualisée
 visualisation de toutes les ressources

2. Avec réservations liées 

 Visualisation des réservations des salles avec toutes les réservations matériels et/ou personnels qui lui sont liées
 Visualisation des réservations des salles sans les réservations matériels et/ou personnels qui lui sont liées

3. Internes - Externes 

Boutons utilisables lorsque les salles sont représentées avec les réservations liées.

 Affichage des réservations liées à l'intérieur du bloc de la salle

 Affichage des réservations liées à l'extérieur du bloc de la salle


Ce mode d’affichage est particulièrement pertinent lorsque :
  1. Les ressources liées (Matériels ou Personnels) n’ont pas les mêmes horaires que la réservation de la salle
  2. Les ressources liées sont en option alors que la réservation est ferme. Dans ce dernier cas, on peut par exemple obtenir la visualisation suivante :
 l’assistant n’est réservé qu’optionnellement alors que la réservation de la salle est ferme

4. Adapter à la fenêtre

 la largeur occupée par le planning est calculée dynamiquement par rapport à la largeur de la fenêtre
 la largeur occupée par le planning n'est pas calculée dynamiquement par rapport à la largeur de la fenêtre

5. Réservations

 Visualiser les réservations
 Visualiser les indisponibilités et les congés (pour les personnes)

6. Autres

 Visualiser les indisponibilités et les congés (pour les personnes) 
 Seules les réservations sont visibles

Mode de Présentation

1. Plage d'affichage : 7 jours

Menu déroulant permettant le choix de la plage de dates à afficher.
Cette liste de choix est modifiable dans le menu déroulant.


2. Familles de ressources : Montage virtuel

Menu déroulant permettant de mettre à jour  :
  1. Les ressources affichées à gauche du planning
  2. L'affichage du planning correspondant
  3. Les critères d'affichage

3. Palette de couleurs :  Standard

Menu déroulant permettant de définir l’ensemble des couleurs qui régissent l’affichage
Trucs et Ficelles : si vous utilisez l’article Modifier… de ce menu, il sera ensuite nécessaire de réinvoquer la palette voulue pour qu’il y ait une répercussion des couleurs à l’écran

4. Mode de coloriage :  Standard

Menu déroulant permettant de définir le mode de coloriage, chaque mode correspond à une utilisation.

Standard 

C’est le mode le plus utilisé : les réservations, indisponibilités et congés peuvent y prendre les couleurs définies de la manière suivante :
  1. En cas de réservation ferme,
  2. En cas de réservation optionnelle, celle-ci pouvant varier en fonction du niveau d’option,
  3. En cas d’indisponibilité ferme (quelle que soit le type de ressource),
  4. En cas d’indisponibilité optionnelle (quelle que soit le type de ressource),
Et pour les demandes de congés uniquement, les couleurs sont définies selon 6 possibilités :
  1. Congés acceptés,
  2. Congés demandés,
  3. RTT acceptés,
  4. RTT demandés,
  5. Autre motif d’absence accepté,
  6. Autre motif d’absence demandé.
               

Client 

Ce mode d’affichage est plus restreint puisque les réservations sont coloriées uniquement en fonction de ce qui est défini dans la fiche Client (onglet Observations) :
             

Les couleurs une fois définies pour chaque client peuvent donner un affichage comme celui ci-dessus.

Affaire 

C’est ici l’affaire qui définit la couleur à afficher. Celle-ci doit être fixée dans le premier onglet de celle-ci :
             

Sous-Affaire 

C’est la couleur de la sous-affaire qui doit alors être définie. Ce mode s’applique surtout lorsqu’une affaire, par exemple une série TV ou une émission, est découpée en plusieurs sous-affaires correspondant aux épisodes de la série ou aux divers N° d’émission.
La couleur se définit dans le masque de saisie de la sous-affaire :


Type d'affaire 

C’est le type affaire (Publicité, Emission, Jeux, Dessins Animés…) qui définit alors le mode de coloriage. Celui-ci doit être préalablement défini pour chacun des types d’affaires dans
l’énumération Type Affaire :
            

Processus

Ce mode de coloriage nécessite l’association de couleurs aux produits correspondants à des produits principaux associés aux diverses salles.
Cette définition s’effectue dans le premier onglet du produit :
            

Avancement

C’est un mode de coloriage évolué qui met en œuvre l’état de la feuille de travail ou de la réservation si la feuille de travail n’a pas encore été émise.
Les couleurs possibles sont associées dans le réglage de la palette :
           

Navigation et outils


1. Date de base 

C'est celle qui correspond au premier jour affiché, obtenue :
  1. En cliquant sur l'icône   et en sélectionnant la date souhaitée
  2. En cliquant sur le coin haut gauche du planning et en sélectionnant la date souhaitée
  3. En cliquant sur l'icône , la date de base est fixée à la date du jour
Trucs et Ficelles : le choix d’une date déterminée n’entraîne pas forcément le démarrage du planning à cette date. En effet, selon la définition de la présentation choisie, il se peut que :
  1. -La présentation soit cadrée sur un jour de la semaine. Cette possibilité est assez pratique lorsqu’on conçoit des présentations pour 7 jours ou pour plusieurs semaines. En cadrant cette présentation sur un Lundi, on aura ainsi toujours un planning qui commencera à gauche, sur le début d’une semaine.
  2. La présentation soit cadrée sur un jour dans le mois. Cette possibilité est pratique lorsqu’on définit des présentations d’un ou plusieurs mois. On peut alors cadrer la présentation sur le 1er jour du mois de façon à ne pas avoir à se préoccuper du nombre de jour qu’il y a dans un mois et à pouvoir naviguer de mois en mois en étant toujours certain que le planning démarre le 1er du mois.

2. Navigation

Une fois la date de base fixée, il est possible de se déplacer de façon relative par rapport à celle-ci. 
Cela s’effectue grâce aux 3 réglages disponibles :
  1.  si la présentation n’est pas cadrée sur un jour de la semaine, navigation de jours en jours,
  2.  si la présentation n’est pas cadrée sur un jour du mois, navigation de semaines en semaines,
  3.  navigation selon la durée de présentation définit dans celle-ci.
Quel que soit le mode de navigation choisi, le clic sur l’une des flèches correspondant à l’une de ces 3 possibilités affiche le planning en décalant celui-ci du pas sélectionné.

3. Rafraîchissement
Le bouton  rafraîchit le planning, de façon immédiate. Cela signifie que le planning est redessiné immédiatement affichant de fait des réservations qui auraient pu être faites sur d’autres postes de
travail.
Par défaut, si ce bouton n’est pas invoqué, les plannings sont rafraichis automatiquement selon le paramètre défini dans les Préférences Utilisateurs, onglet Préférences :
 

Consultation du planning

Lors de la consultation du planning, diverses bulles d’aides, affichages ou menus contextuels peuvent vous aider pour obtenir de l’information supplémentaire :
  1. En cliquant droit ou en double-cliquant sur une salle, on peut visualiser la fiche de la salle :

  1. En cliquant droit ou en double-cliquant sur une personne, on peut visualiser sa fiche :

  2. En survolant une réservation, on obtient une bulle d’aide apportant des informations complémentaires, lesquelles sont paramétrables (voir plus loin la partie sur les réglages d’affichage) :

  1. En survolant une date, ce qui est particulièrement pertinent dans le cas d’un affichage où l’intégralité de la date n’est pas affichable :

  1. Dans la partie immédiatement sous les horaires du planning, figurent les événements qui ont pu être saisis dans l’article Evénement du menu Param. Cela peut servir notamment à noter les vacances scolaires ou d’autres types d’événements importants :

  1. Les jours fériés apparaissent dans le planning avec leurs noms écrits verticalement. Ceux-ci doivent être saisis préalablement dans l’article Jours fériés du menu Param. :

Edition du planning

Icône d'impression du planning
Le taux de réduction est automatiquement calculé de façon à faire tenir le planning que vous imprimez dans la feuille de papier que vous spécifiez (A4, A3…) selon l’orientation souhaitée (Portrait ou
Paysage).
Sur les imprimantes couleurs, l’édition est effectuée avec les couleurs que vous avez choisies d’afficher.
Si vous souhaitez obtenir un document PDF, sélectionnez simplement le driver PDF (sur Windows) ou à Enregistrer au format PDF (sur Mac OSX). Le document obtenu sera de type vectoriel ce qui permettra de l’agrandir à loisir en en conservant la lisibilité.

Filtrage


Le filtrage permet de restreindre les réservations représentées dans le planning suivant les critères sélectionnés.
Un ou plusieurs filtres peuvent être utilisés simultanément. Bien entendu, plus le nombre de filtres sera important, plus le nombre de réservations visibles sera faible.

Pour inactiver le filtre : un clic rapide sur le bouton correspondant
Un clic long ou bien un clic sur la petite flèche réaffichera la fenêtre de saisie permettant de définir un autre filtre.

  1. Par client : filtrage sur le nom du client qui permet de limiter l’affichage des réservations au seul client sélectionné
  2. Par Personnel : filtrage des réservations à celles qui ont une réservation liée pour la personne choisie
  3. Par Affaire: Affichage graphique de l’ensemble des réservations d’une seule affaire
  4. Par Chargé de Production : Le choix d’un chargé de production limite l’affichage à toutes les réservations :
    1. Dont le chargé de production a été spécifié lors de la prise de planning
    2. Dont le chargé de production est celui de l’affaire

Planning, Sauvegarde, groupes et répartition

Il est possible d’ouvrir un nombre quelconque de plannings simultanément. Ceci peut permettre de visualiser par exemple plusieurs plages de temps pour les mêmes ressources, ou bien plusieurs types
de ressources simultanément.
Si vous disposez d’un grand écran, vous pouvez alors visualiser de multiples informations de façon simultanées :

Trucs et Ficelles : lorsqu’une modification est effectuée dans un des plannings, si un autre planning affiché présente des ressources affectées par la modification, celles-ci sont immédiatement mises à jour dans l’autre planning.

Sauvegarder un planning

Tout planning représenté à l’écran peut être sauvegardé de façon à pouvoir ouvrir celui-ci plus tard avec la même configuration.

L’invocation de l’article Enregistrer le planning provoque l’apparition d’un dialogue permettant :
  1. De nommer le planning en question,
  2. De définir s’il est commun à tous les utilisateurs (autorisé seulement pour l’Admin) ou bien Personnel.
La sauvegarde du planning courant mémorise :
  1. Le mode de présentation
  2. La famille de ressources
  3. La palette de couleurs
  4. Le mode de coloriage
  5. Les options de présentation
  6. Les 4 filtres (Client, Affaire, Personnel et Chargé de Production)
Trucs et Ficelles : la sauvegarde d’un planning ne stocke pas la date de début de planning, ce qui permet, lors de sa réouverture, que celle-ci s’effectue à la date courante.

Ouvrir un planning sauvegardé

L’invocation de l’article Ouvrir un planning… depuis le menu Planning affiche un dialogue dans lequel l’utilisateur peut choisir un planning sauvegardé par rapport à son nom :


La validation entraîne alors l’affichage d’un nouveau planning démarrant à la date courante.

Trucs et Ficelles : c’est dans la fenêtre d’ouverture de planning qu’il est possible de supprimer des plannings obsolètes ou inutilisés.


Trucs et Ficelles : lorsque plusieurs plannings sont affichés à l’écran, qu’ils aient été sauvegardés ou non, le menu Planning s’enrichit des noms des plannings ouverts. Ce menu peut alors servir à aller de plannings en plannings lorsque ceux-ci se recouvrent à cause de la taille trop réduite de l’écran :


Sauvegarder un groupe de plannings

Si vous disposez d’un grand écran et que vous avez constitué une configuration de plusieurs plannings que vous souhaitez réutiliser, vous pouvez sauvegarder l’ensemble de la configuration
grâce à l’article Enregistrer le groupe du menu Planning . Cela induit l’affichage d’un dialogue permettant :
  1. De nommer le groupe en question,
  2. De définir s’il est commun à tous les utilisateurs (autorisé seulement pour l’Admin) ou bien Personnel.

Trucs et Ficelles : si vous sauvegardez des plannings n’ayant jamais été enregistrés, le groupe contiendra l’ensemble des paramètres des plannings affichés. En conséquence, ce groupe sera
définitivement statique par rapport aux paramètres des divers plannings.
A l’inverse, si vous sauvegardez des plannings ayant eux-mêmes été enregistrés, le groupe fera référence à ces plannings sauvegardés en cas de modifications de ces derniers, le groupe évoluera
dynamiquement. Un groupe constitué de plannings sauvegardés sera donc dynamique et évoluera en fonction de l’évolution des plannings qui le constituent.

Ouvrir un groupe de plannings

L’invocation de l’article Ouvrir un groupe… depuis le menu Planning affiche un dialogue dans lequel l’utilisateur peut choisir un groupe sauvegardé par rapport à son nom :

La validation entraîne alors l’affichage de l’ensemble des plannings constituant le groupe et ceci en démarrant à la date courante.
Trucs et Ficelles : c’est dans la fenêtre d’ouverture de groupe qu’il est possible de supprimer des groupes obsolètes ou inutilisés.

Répartir les plannings

Cette option n’est utilisable que si vous disposez d’un écran suffisamment grand pour pouvoir afficher 2 plannings en largeur et/ou 2 plannings en hauteur. A défaut, si votre écran est trop petit,
cette option sera inopérante.
Cette option positionne l’ensemble des plannings au mieux sur l’écran de façon à ce que tous soient visibles.

Trucs et Ficelles : si vous disposez de plusieurs écrans, la répartition s’effectue le cas échéant sur les divers écrans reliés à l’ordinateur.

Planning individuel

Celui-ci s’obtient grâce à l’article Nouveau planning individuel du menu Planning.
L’affichage prend alors la forme suivante :

Remarque : la date qui apparaît en haut est la date de démarrage du planning, quant à la cellule en haut à gauche du planning, elle indique le N° de la première semaine affichée.

Le mode d’utilisation est simplifié par rapport au planning des ressources puisque les réglages d’affichage ne comportent pas :
  1. De notion de ressources planifiées puisque le planning ne concerne qu’une seule personne,
  2. De notion de réservation liée puisque le planning concerne une personne et non des salles,
  3. Des différents modes de filtrage.
Toutefois, et à l’inverse des plannings traditionnels que l’on trouve sur un ordinateur ou un smartphone, il est possible de représenter une plage quelconque et en particulier plus longue qu’une
semaine.
Sur une période de 2 semaines, cela peut par exemple donner :


Sur une période d’un mois on peut obtenir :


Cette représentation graphique est pratique pour les personnes planifiées car elle permet de jauger en un coup d’œil le degré d’occupation ainsi que les tâches planifiées.

Remarque : les modes de présentations et les modes de coloriages utilisent ici les mêmes paramètres que ceux qui servent aux plannings « standards ». Aussi, ils ne sont pas forcément adaptés à cette représentation et il peut être nécessaire de concevoir des modes de présentation propres aux plannings individuels.
Il est également possible d’imprimer un planning individuel, ce qui permettra par exemple d’envoyer à une personne son planning par mail dans un PDF. L’édition prendra alors la forme suivante :


Réservation

La prise de réservation s’effectue par cliqué-glissé dans le planning. Elle peut s’effectuer :
  1. Pour une salle : dans ce cas on pourra réserver la salle ainsi que des matériels et/ou des personnels attachés,
  2. Pour une salle dans laquelle on souhaite poser une indisponibilité,
  3. Pour un matériel pour lequel on souhaite poser une indisponibilité,
  4. Pour une personne pour laquelle on souhaite poser une indisponibilité.


Par contre, il n’est pas possible :
  1. De poser des demandes de congés dans le planning « standard » car en général ce sont les personnes qui créent elles mêmes leurs demandes de congés et non les responsables de planning,
  2. D’effectuer une quelconque prise de réservation dans le planning individuel. Ce dernier n’existe qu’à des fins de visualisation ou d’édition.

Evénement / Bulle d’aide

Pour créer un nouvel événement, il suffit d’effectuer un cliqué-glissé avec la souris dans une zone du planning :


Le fait de glisser la souris s’accompagne de l’affichage d’une bulle d’aide vous renseignant sur :
  1. La salle concernée,
  2. La date et l’heure de démarrage,
  3. La durée de la réservation.
Ces informations sont fournies à titre indicatif et il sera possible de les modifier ensuite dans le dialogue de prise de réservation.
Il est possible d’effectuer un cliqué-glissé sur une journée mais également sur une plage de jours.
Dans ce cas, l’affichage se présentera ainsi :


Selon que vous voudrez créer une réservation ou une indisponibilité (ce qui sera précisé dans le dialogue qui s’affiche), il sera alors possible :
  1. De corriger les horaires de début et de fin des réservations,
  2. De spécifier les jours concernés dans la plage balayée s’il s’agit d’une réservation,
  3. De spécifier si la plage est continue ou non s’il s’agit d’une indisponibilité.
Remarque : lorsqu’on balaye plus d’une journée, l’indication de durée qui est affichée dans la bulle d’aide n’a pas de réelle signification pour une réservation, mais peut avoir un sens pour une indisponibilité.
La fenêtre de réservation qui est présentée suite à un balayage dans le planning a la forme suivante :


Les dates et heures sont renseignées automatiquement en fonction du balayage effectué. Il est bien entendu possible de modifier les valeurs dans ce dialogue.


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