Planning - Paramétrages avancés
Palette
Cet outil permet de définir les couleurs souhaitées pour les divers éléments représentés dans le planning graphique. Il est possible de définir autant de palettes que vous souhaitez.
L’accès à la gestion des palettes peut s’effectuer de deux manières différentes :
- Directement depuis l’article Palettes du menu Param.
- Depuis l’article Modifier… du PopUp menu associé au choix de la palette :
Quel que soit le mode d’accès, le dialogue de paramétrage suivant s’affiche :
Légende des icônes (cliquer pour modifier - droit administrateur) :
Légende des boutons :
Définition des couleurs :
La définition des couleurs s’effectue en cliquant sur chacune des cases situées sur la droite de l’écran. Vous accédez alors à la définition des couleurs qui dépendent de la plate-forme utilisée.
Sur Mac OSX, cette définition s’effectue avec les outils graphiques habituels :
Sur Windows, le réglage s’effectue avec les outils graphiques suivants :
Significations des différents réglages :
- Réservation ferme : c’est la couleur que prendront toutes les réservations fermes dans le planning.
- Réservation optionnelle : ce sont les couleurs que prendront les réservations optionnelles dans le planning en fonction de leur niveau d’option (1 à 9 ou *).
- Malfaçon : couleur attribuée aux réservations malfaçonnées.
- Congés payés posés : couleur attribuée aux demandes de congés posées par le personnel mais pas encore acceptées.
- Congés posés acceptés : couleur attribuée aux demandes de congés posées par le personnel et qui ont été acceptées.
- RTT posés : couleur attribuée aux demandes RTT posées par le personnel mais pas encore acceptées.
- RTT acceptés : couleur attribuée aux demandes de RTT posées par le personnel et qui ont été acceptées.
- Autres posés : couleur attribuée aux demandes Autres posées par le personnel mais pas encore acceptées ainsi qu’aux indisponibilités optionnelles (quelle que soit le type de ressource).
- Autres acceptés : couleur attribuée aux demandes Autres posées par le personnel et qui ont été acceptées ainsi qu’aux indisponibilités fermes (quelle que soit le type de ressource)
- Résa. planif. Sans FT : Ne sert que dans le mode Avancement. Définit la couleur de la réservation si la feuille de travail correspondante n’a pas encore été émise.
- FT émise mais non commencée : Ne sert que dans le mode Avancement. Définit la couleur de la réservation si la feuille de travail qui lui est attachée est émise mais non encore commencée.
- Travail commencé : Ne sert que dans le mode Avancement. Définit la couleur de la réservation si la feuille de travail qui lui est attachée dispose d’un horaire de commencement.
- Travail suspendu : Ne sert que dans le mode Avancement. Définit la couleur de la réservation si la feuille de travail qui lui est attachée est suspendue.
- Travail annulé : Ne sert que dans le mode Avancement. Définit la couleur de la réservation si la feuille de travail qui lui est attachée est annulée.
- Travail préfacturé : Ne sert que dans le mode Avancement. Définit la couleur de la réservation si la feuille de travail qui lui est attachée est dans un Point Financier.
- Travail facturé : Ne sert que dans le mode Avancement. Définit la couleur de la réservation si la feuille de travail qui lui est attachée est facturée.
- A compléter : couleur utilisée pour écrire le contenu des réservations définies comme A compléter. Cela permet de mettre rapidement en évidence une réservation qui n’aurait pas pu être achevée.
- Lignes de séparation : couleur utilisée pour dessiner les lignes qui séparent les journées et les ressources.
- Dimanche / Fériés : il s’agit de la couleur qui définit le fond du planning pour les dimanches et jours fériés :
Les jours fériés doivent être définis dans l’article Jours Fériés du menu Outils. Sous cette réserve, ils apparaissent verticalement dans le planning, le fond étant alors colorié de la même couleur que les dimanches :
- Samedi : il s’agit de la couleur qui définit le fond du planning pour les samedis.
- Réservations invisibles : cette couleur affecte toute ressource pour laquelle il existe une ou plusieurs réservations qui ne peuvent pas être visualisées compte tenue de la plage horaire visualisée et des horaires de la réservation.
Pour chaque couleur définie, il est possible en cliquant-droit sur la case coloriée, de régler la transparence de la couleur, celle-ci permettant de définir le niveau d’affichage des informations situées sous un événement :
C’est ce qui permet, lorsqu’il y a une plage de recouvrement correspondant à deux réservations, de voir la seconde par transparence :
Enfin, lorsque vous avez défini la couleur de l’option de niveau 1 (
) et de niveau * (
), il est possible grâce au bouton 
de générer automatiquement toutes les couleurs dégradées entre ces deux couleurs : 
Pour pouvoir utiliser cette palette dans les plannings graphiques, il suffit de fermer la fenêtre.
Affichages
Les réglages d’affichage permettent de paramétrer les différents modes de visualisation du planning. Ils sont utilisables aussi bien pour des listes de salles que de matériels ou de personnels.
Aussi, la définition de chaque présentation en fonction du type de ressource est disponible dans la fenêtre de paramétrage des affichages.
L’accès à la gestion des affichages peut s’effectuer de deux manières différentes :
- Directement depuis l’article Affichagesdu menu Param.
- Depuis l’article Modifier… du PopUp menu associé au choix de l’affichage:
Quel que soit le mode d’accès, le dialogue de paramétrage suivant s’affiche :
Palette d’icônes
Trucs et Ficelles : il faut obligatoirement définir un réglage par défaut avant d’ouvrir le moindre nouveau planning.
Réglages de l’affichage
Ce réglage définit la façon dont l’utilisateur souhaite représenter le planning à l’écran. Il fixe la période de visualisation, les horaires de celle-ci ainsi que le contenu affiché.
L’écran des réglages d’affichage se compose de trois parties que nous détaillons ci-dessous.
Période et horaires affichés
C’est dans cette partie du dialogue que l’on règle les paramètres liés aux modalités d’affichage :
- Personnel ou Commun : permet de déterminer si le réglage considéré sera accessible à tous ou seulement à la personne qui le constitue. Seul l’Admin est susceptible de créer un réglage Commun.
- Période affichée : permet de régler le nombre de jours, de semaines ou de mois qui seront affichés. Le choix de l’unité conditionne la façon dont il sera possible de naviguer ensuite dans le planning.
- Cadrer sur le jour : si l’unité est le Jour ou la Semaine, il est possible de cadrer le planning sur un jour de la semaine.
- Pour une présentation en Jours, cette option est pertinente si le nombre de jours est proche de 7 et que l’on souhaite toujours visualiser le même jour sur le côté gauche du planning. Par exemple, une présentation sur 5 ou 6 jours pourra être cadrée sur le lundi afin de toujours afficher les 5 ou 6 premiers jours de la semaine quelle que soit la date choisie.
- Pour une présentation en Semaines, le cadrage sur un lundi permet de se déplacer en ayant toujours un lundi sur la gauche du planning.
- La Plage horaire permet de définir l’amplitude de chaque journée affichée.
- Pas de réservation minimum (minutes) définit la façon dont la souris pourra se déplacer horizontalement lors d’une sélection de plage de réservation. Cela n’empêchera en rien de modifier l’horaire de la réservation dans le dialogue de prise de réservation, mais permettra de balayer facilement des plages qui démarrent à des horaires ronds.
- La Touche de fonction associée permet de définir une touche (F1 à F15) qui pourra ensuite être utilisée dans le planning pour activer immédiatement le réglage de l’affichage en question.
- Le Recouvrement du surbooking définit la proportion de recouvrement de deux réservations qui se chevauchent dans le planning. Ce réglage peut aller de 0% (aucun recouvrement) à 100% (recouvrement complet). Par exemple, un recouvrement à 40% présentera les réservations de la façon suivante :
- Adapter à la fenêtre : ce réglage impose au planning d’occuper le maximum de place possible dans la fenêtre qui lui est allouée.
- Afficher Réservations : stipule que les réservations sont affichées dans le planning.
- Afficher Autres : stipule que les indisponibilités et les demandes de congés (pour le Personnel uniquement) sont affichées dans le planning.
- Avec réservations liées : indique que les réservations de salles afficheront également les réservations de Matériel et de Personnel liées à la réservation Salle. Ces réservations peuvent être affichées de deux manières différentes :
- Internes : les contenus de la réservation Salle et des réservations liées sont affichés dans le même bloc, dans ce cas, la couleur d’affichage du bloc correspond à la réservation Salle :
- Externes : les contenus de la réservation Salle et des réservations liées sont affichés dans des blocs différents. Dans ce cas, les couleurs d’affichage sont propres à chacune des réservations. Cette méthode est plus précise car les couleurs sont celles de chacune des réservations et les horaires correspondent à chacune des réservations.
Informations affichées
Cette partie permet de régler le contenu des réservations affichées dans le planning pour tous les types de ressources (Salle, Matériel, Personnel), le contenu des bulles d’aide affichées en cas de
survol d’une réservation et le contenu des réservations liées et des bulles afférentes pour les réservations Matériel et réservations Personnel. La partie gauche permet de définir les 10 réglages possibles :
qu’il faut construire à l’aide des outils disponibles dans la partie droite de l’écran :
Chaque catégorie de la partie de gauche (Réservation Salle, Réservation Matériel et Réservation Personnel) dispose de ses propres informations qu’il faut choisir dans la partie de droite correspondante. En outre, les outils disponibles dans Divers peuvent être utilisés quelle que soit la catégorie que l’on paramètre.
La partie Divers dispose de deux items qui sont :
Ces éléments permettent d’organiser la présentation des diverses catégories à paramétrer. En dépliant les informations disponibles dans les Réservation Salle on accède à toutes les tables dont les champs peuvent être utilisés dans l’affichage d’une réservation salle :
En dépliant l’une des tables, on accède aux champs qui la constituent et qui peuvent être cliqués-glissés vers la liste des informations affichées dans la partie de gauche :
Par exemple, une présentation des réservations salles avec le nom du client sur la première ligne, le nom de l’affaire sur la seconde et le message sur la troisième sera paramétrée de la façon suivante :
Si on veut en plus constituer une bulle d’aide (affichée lors du survol de la réservation salle), il faudra glisser des informations disponibles dans la partie Composition de l’info-bulle de la Réservation Salle. On pourra par exemple définir le contenu de la bulle d’aide de la manière suivante :
Dans ce cas de figure, la réservation Salle et son info-bulle s’afficheront de la manière suivante :
Il est possible de glisser des rubriques de type image mais uniquement dans les bulles d’aide. Cela permet par exemple d’afficher la photo des personnes affectées à une réservation directement dans la bulle affichée dans le planning :
Lors du paramétrage de la photo dans le réglage d’affichage, celle-ci peut être cadrée et dimensionnée et cliquant droit sur la rubrique :
Le réglage de la composition de la réservation et de la composition de l’info-bulle s’effectue de la même façon pour :
- Les Réservations Salles,
- Les Réservations Matériels,
- Les Réservations Personnels.
Pour les réservations Matériels et Personnels, il existe deux autres réglages qui sont :
- Composition de la réservation liée à la salle,
- Composition de l’info-bulle liée à la salle.
Ces deux réglages permettent de définir la façon dont une réservation Matériel ou Personnel liée à une réservation Salle sera affichée, sous réserve que le réglage d’affichage stipule que les réservations liées sont affichées.
On peut donc définir de manière différente la façon dont une réservation liée apparaît dans le planning en vis à vis de la ressource concernée et la façon dont elle apparaît lorsqu’elle est liée à une réservation salle.
Pour les réservations Personnel, cela peut par exemple être défini de la manière suivante :
Ce qui au niveau de l’affichage du planning donnera pour les réservations associées aux ressources :
Et pour les réservations liées à des réservations salles, cela se traduira par :
Compte tenu de toutes les informations qui peuvent être mises dans les divers réglages de présentation, il est possible de concevoir de multiples réglages d’affichages adaptés aux souhaits de chaque profil utilisateur et des besoins qui leur correspondent.
Réglages typographiques
Ceux-ci peuvent être effectués dans la zone située en haut à droite de la fenêtre de réglages :
Les réglages s’effectuent :
- Pour les réservations (1ère colonne) : il s’agit dans ce cas des réglages de l’affichage d’une réservation.
- Pour les bulles d’aides (2ème colonne) : ce sont alors les attributs correspondants aux bulles d’aide qui apparaissent lorsque la souris survole une réservation et s’y arrête un instant :
- Pour les ressources (3ème colonne) : ce sont alors les réglages correspondant à l’affichage des noms des ressources dans la colonne de gauche du planning :
Pour ces 3 types de réglages, vous pouvez définir :
- La police de caractères (Pour Mac OS et pour Windows) utilisée ainsi que se taille
- Le Style souhaité (Gras et/ou Italiques)
- La largeur souhaitée pour :
- Les réservations : dans ce cas elle se mesure en pixels et définit la largeur d’un jour dans le cas où le planning ne s’adapte pas à la fenêtre. Cela permet de contraindre le planning à afficher une journée sur une largeur déterminée de façon à pouvoir visualiser correctement l’information, même quand la période visualisée est très longue. Il y aura dans ce cas un ascenseur horizontal qui permettra de se déplacer dans les différentes parties du planning.
- Les ressources : par défaut (si cette valeur est à 0), la largeur affectée à la colonne contenant les ressources (sur le côté gauche du planning) est automatiquement réglée sur le libellé le plus long. Si vous souhaitez limiter cette largeur (en particulier quand votre écran est petit), vous pouvez imposer celle-ci par ce réglage.
- L’alignement : il peut être à gauche au centre ou à droite pour les 3 colonnes.
Liste de ressources
Les réglages d’affichage permettent de paramétrer les différents modes de visualisation du planning. Ils sont utilisables aussi bien pour des listes de salles que de matériels ou de personnels.
Aussi, la définition de chaque présentation en fonction du type de ressource est disponible dans la fenêtre de paramétrage des affichages.
L’accès à la gestion des affichages peut s’effectuer de deux manières différentes :
- Directement depuis l’article Affichages du menu Param. :
- Depuis l’article Modifier… du PopUp menu associé au choix de la liste de ressources :
Quel que soit le mode d’accès, le dialogue de paramétrage suivant s’affiche :
Palette d’icônes
-
ajoute une nouvelle liste de ressources dont le nom est saisi par l’utilisateur :
Par défaut cette liste est personnelle () mais peut être rendue commune en cliquant sur l'icône à tous les utilisateurs (
). Par ailleurs si vous souhaitez définir cette liste de ressources comme liste par défaut, il convient de cliquer dans la colonne de droite, ce qui provoquera l’affichage de l’icône
: duplique la liste courante sous un nouveau nom. Cela permet d’utiliser une liste existante pour en redéfinir une nouvelle peu différente.
: supprime la liste de ressource sélectionnée.
Définition de la liste
La liste sélectionnée dans la partie de droite peut-être définie au milieu de l’écran à l’aide des ressources se trouvant sur la droite :
En dépliant les diverses catégories de ressources (Salles, Matériels et Personnels), on accède alors aux familles correspondantes :
Puis, si on souhaite accéder aux ressources se trouvant dans une famille, il convient de déployer celle-ci de la même manière :
La constitution d’une liste de ressources s’effectue par un cliqué-glissé d’un élément de la partie droite vers la partie centrale. Il est possible d’y faire figurer :
- La totalité des ressources d’une catégorie, c’est à dire toutes les salles, tous les matériels et tous les personnels
- Les ressources faisant partie d’une famille
- Les ressources de façon unitaire
Selon le choix effectué, l’icône affichée sur la droite dans la partie centrale sera différente :
Il est donc possible de construire ses listes de ressources avec une ou plusieurs catégories de chacun des 3 niveaux détaillés ci-dessus.
Par exemple, la définition d’une liste de ressources de Tournage pourra être réalisée de la façon suivante :
Trucs et Ficelles : si on souhaite que les ressources apparaissent dans un ordre déterminé, il convient de les assembler une à une dans la liste de ressources et non pas de choisir la famille dans laquelle elles se trouvent qui elle, n’est pas ordonnée.
En outre, il est possible parmi toutes les listes de ressources, d’en choisir un certain nombre qui feront partie des Favorites. Les listes en question doivent être glissées dans la zone du bas, laquelle
peut également être ordonnée par cliqué-glissé à l’intérieur d’elle-même :
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