Planning - Saisie d'une réservation
Saisie d’une réservation
La saisie de la réservation s’effectue en renseignant les divers champs de celle-ci dont seuls les champs Client et Affaire sont obligatoires. Les informations associées à la réservation sont décrites
ci-dessous :
- Client : la saisie est assistée par une fenêtre présentant l’ensemble des fiches qui commencent par ce qui est saisi suivies de celles qui contiennent ce qui est saisi. Par exemple en saisissant les caractères PA on peut obtenir :
Il suffit de cliquer avec la souris ou de valider avec la touche Entrée du clavier (les flèches permettant d’y naviguer) pour prendre en compte le choix du client.
Il est également possible de choisir le client directement dans le PopUp menu hiérarchique situé à droite du nom :
- Interlocuteur : champ nom saisissable qui sera renseigné automatiquement avec le contact chez le client de l’affaire une fois celle-ci saisie ou sélectionnée.
- Affaire : il y a 3 façons de saisir l’affaire :
- Soit en cliquant sur le PopUp menu, qui peut présenter deux aspects :
- Soit il ne contient que les affaires actives du client si ce dernier a déjà été saisi.
- Soit il est hiérarchique et contient toutes les affaires actives de tous les clients confondus et le choix de l’affaire renseignera également le client.
- Soit en saisissant le début du nom de l’affaire. Vous disposerez alors d’une fenêtre d’aide similaire à celle qui existe pour les clients.
- Soit en ajoutant une nouvelle affaire grâce au bouton
situé à droite du PopUp menu des affaires.
Le choix de l’affaire affectera :
- L’interlocuteur,
- Le Chargé de Production,
- Le PopUp des sous-affaires.
- Sous-Affaire : il est possible de choisir une sous-affaire dans le cas où l’affaire en possède. A défaut, si on veut créer une sous-affaire, on peut le faire avec le bouton .
- Chargé de Production (CP) : ce champ est renseigné par le choix de l’affaire mais peut être modifié pour la ou les réservations en cours de saisie grâce au PopUp disponible.
- Les jours pris en compte : ils doivent être sélectionnés dans la réglette
- Option : le niveau d’option peut être saisi ou fixé par choix dans le PopUp menu.
- A compléter : cette case permet d’afficher la ou les réservations avec une couleur de caractères spéciale permettant de repérer rapidement dans le planning les réservations qui n’ont pas été intégralement saisies et sur lesquelles on doit revenir.
- Malfaçon : cette case doit être cochée lorsque le travail qui est planifié correspond à la réfection d’un précédent travail malfaçonné. Dans ce cas, la feuille de travail afférente à la réservation sera signalée comme malfaçonnée et les prestations s’y trouvant ne seront pas facturées.
- Prestations : ce PopUp permet de sélectionner la prestation principale associée à la ou les réservations. S’il y a plusieurs prestations, vous devez alors passer par l’article Prestations multiples situé au bas du PopUp menu. Le dialogue qui apparaît alors vous permettra de choisir plusieurs prestations avec les quantités et/ou les horaires de début et de fin de chacune d’entre elles.
- Message : ce champ permet de saisir une observation relative à la ou les réservations en cours de saisie. Si certains messages reviennent de façon fréquente, vous pouvez les consigner dans l’énumération Message Planning afin de pouvoir y accéder par le PopUp menu situé sur la droite.
Trucs et ficelles : si vous cliquez sur le terme Message vous accédez alors à un dialogue permettant de saisir le message externe (qui s’imprime sur les feuilles de travail que le client peut être amené à voir) et un message interne qui ne s’imprime nulle part mais qui est consultable depuis la feuille de travail dans ProScope :
A ces informations de la réservation Salle peuvent être adjointes des réservations du Personnel et du Matériel.
Saisie des réservations de Personnel associées à la réservation Salle
Cette saisie s’effectue dans la zone de défilement suivante :
Par défaut, c’est la famille de personnel associée à la salle qui apparaît avec les personnes qui en font partie, elles-mêmes coloriées selon leur indisponibilité. Il est possible de changer de famille si on le souhaite grâce à la flèche disponible dans l’intitulé de la famille.
- La planification d’une personne s’effectue en double-cliquant sur son nom.
- La planification de plusieurs personnes s’effectue en sélectionnant celles-ci dans la liste eten appuyant sur la touche Entrée du clavier.
En outre, il est possible, si la liste des personnes est très longue, d’accéder à une personne
déterminée en :
- Sélectionnant la zone où les personnes sont présentées,
- Saisissant les premières lettres du nom.
Une fois qu’une personne est planifiée, certaines valeurs peuvent être modifiées :
- La fonction selon les conditions de paramétrage en cliquant-droit sur la fonction :
- Le jour qui peut être le même que celui de la réservation ou bien la veille ou le lendemain si la réservation démarre très tôt ou finit très tard :
- Les horaires de Début, Fin et Repas par simple saisie.
- Le niveau d’Option si la réservation de la personne est optionnelle.
- La case DPAE qui peut être décochée uniquement si le personnel planifié est intermittent.
Par ailleurs et afin de spécifier les informations qui seront reportées dans la feuille de travail ou dans le contrat de travail (si le personnel est intermittent et que la case DPAE est cochée), un double clic sur une personne planifiée affiche le dialogue suivant :
Les informations saisies dans ce dialogue sont particulièrement pertinentes lorsque les conditions de rémunération diffèrent d’une réservation à l’autre. Dans ce cas, les informations liées au salaire peuvent être modifiées réservation par réservation.
Saisie des réservations de Matériel associées à la réservation Salle
Cette saisie s’effectue dans la zone de défilement suivante :
Son fonctionnement est similaire à celui des réservations de Personnel à ceci près :
- Les colonnes de la zone de visualisation ne sont pas les mêmes,
- Le double-clic sur une réservation de matériel ne permet que de saisir un message supplémentaire.
Validation d’une réservation et détection du surbooking
La validation d’une réservation effectue au préalable une vérification des informations obligatoires, ainsi qu’une vérification de la disponibilité de toutes les ressources planifiées sur la plage de dates choisie pour les horaires stipulés.
- Si aucune erreur n’est détectée, l’ensemble est validé et le planning est rafraîchi en conséquence.
- Si un ou plusieurs problèmes de surbooking se posent, un dialogue contenant tous les conflits apparaît, permettant à l’utilisateur d’arbitrer chacune des réservations posant problème :
Il est alors possible de valider ou de ne pas valider chaque réservation de façon individuelle.
Par défaut, les dates auxquelles toutes les ressources sont disponibles sont cochées pour être validées et toutes les autres sont décochées.
Les boutons Tout sélectionner ou Tout désélectionner permettent de cocher ou de décocher toutes les cases où un problème de surbooking existe. En outre, il est possible de revenir au dialogue de saisie de la réservation sans rien valider en
annulant le dialogue des Problèmes de disponibilité.
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