1 - Préambule

La réforme de la facturation électronique (RFE) entre en vigueur en France au 1er septembre 2026. Toutes les entreprises sont concernées par la réception des factures électroniques à partir de cette date. Concernant l'émission, seules les Grandes Entreprises et les ETI sont concernées, les autres ayant un sursis jusqu'au 1er septembre 2027.

ProScope intègre dans cette version 21.1.10 un ensemble de nouvelles fonctions permettant de vous accompagner dans la mise en œuvre de la RFE. Dans cette version, des outils de paramétrage ainsi que la génération pour vos factures de fichiers au format Factur-X sont disponibles, vous permettant dès le 1er septembre de déposer vos documents sur votre Plateforme Agréée (PA), anciennement appelée Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Ces fonctions ne génèrent pas de coûts supplémentaires d'utilisation ni d'abonnement du côté de ProScope.

Dans une prochaine version, nous intègrerons l'envoi intégré des factures permettant également d'en suivre le cycle de vie. Ce mode de fonctionnement engendrera un coût de fonctionnement pour l'envoi de chaque facture électronique, que nous communiquerons prochainement.

Voici les sept termes indispensables à la compréhension de la suite de cette documentation :

• RFE : la réforme française de la facturation électronique.
• e-invoicing : facturation électronique entre entreprises concernées.
• e-reporting : transmission de données à l'administration pour certaines opérations.
• PA (anciennement PDP) : plateforme agréée utilisée pour transmettre et recevoir les factures.
• Factur-X : format de facture combinant PDF et données structurées.
• Annuaire : permet de savoir où envoyer la facture.
• Cycle de vie : permet de suivre l'état d'une facture.

2 - La facturation électronique avec ProScope

2.1 - La réforme en quelques mots

À partir du 1er septembre 2026, la facturation électronique devient progressivement obligatoire pour les entreprises françaises assujetties à la TVA. Cette réforme ne consiste pas simplement à remplacer l'envoi d'une facture papier par l'envoi d'un PDF par e-mail. Une facture électronique doit notamment : être émise, transmise et reçue sous forme électronique ; comporter un ensemble minimal de données sous forme structurée ; être transmise au client par l'intermédiaire d'une PA. La réforme comprend également la transmission à l'administration fiscale de données relatives à certaines transactions et, dans certains cas, aux paiements.

2.2 - Ce qui va changer pour vous

Dans ProScope, votre façon de travailler restera essentiellement la même : vous créez votre facture dans ProScope ; ProScope prépare les données nécessaires ; ProScope fabrique le document au format Factur-X (version 21.1.10) et transmettra la facture via une PA (version ultérieure) ; vous déposez la ou les Factur-X sur votre PA (version 21.1.10), ou vous demandez à ProScope de les transmettre via sa PA (version ultérieure) ; la PA assure les échanges avec la PA du client et avec l'administration fiscale. Vous n'aurez donc pas à envoyer vous-même chaque facture à la PA de votre client, mais à transmettre vos factures à une seule PA qui se chargera de leur acheminement.

2.3 - Les trois mécanismes de la réforme

2.3.1 - L'e-invoicing. Émission et réception des factures électroniques entre entreprises concernées. Pour une facture B2B entre deux entreprises établies en France et entrant dans le champ de la réforme : ProScope → PA d'émission → PA du client → Client. Les données requises sont également transmises à l'administration fiscale.

2.3.2 - L'e-reporting de transaction. Certaines opérations ne donnent pas lieu à une facture électronique entre deux entreprises françaises : opérations avec des particuliers, avec des entreprises établies à l'étranger. Les données correspondantes sont transmises à l'administration ; dans ProScope, elles sont déterminées à partir de votre facture et de votre fiche client, puis transmises par la PA d'émission.

2.3.3 - L'e-reporting de paiement. Dans certains cas, l'administration doit aussi recevoir des informations sur le paiement, notamment pour certaines prestations de services dont la TVA est exigible à l'encaissement. Son calendrier commence au 1er septembre 2027.

3 - Les principaux cas rencontrés dans ProScope

ProScope doit connaître la nature du destinataire afin de déterminer le traitement applicable à la facture. C'est une information que vous devrez renseigner obligatoirement dans vos fiches Client.

3.1 - Cas n°1 : facture à une entreprise française

Vous créez normalement votre facture, ProScope identifie le client comme une entreprise concernée par l'e-invoicing, et la facture est transmise à la PA d'émission (manuellement en 21.1.10, automatiquement à l'avenir). Circuit : ProScope → PA d'émission → PA du client → Client, et PA d'émission → Administration fiscale. La facture n'est plus envoyée directement par e-mail : c'est la PA de votre client qui la reçoit et la lui met à disposition.

3.2 - Cas n°2 : facture à un particulier

Opération non traitée comme une facture B2B française. La facture peut être remise au particulier selon les modalités habituelles (PDF ou impression) ; les données nécessaires sont transmises à l'administration dans le cadre de l'e-reporting (ProScope → PA d'émission → Administration fiscale). Obligatoire à partir du 1er septembre 2027, intégré ultérieurement dans ProScope.

3.3 - Cas n°3 : facture à une entreprise étrangère

Selon sa nature et sa localisation au regard de la TVA, l'opération relève de l'e-reporting plutôt que de l'e-invoicing français. La facture peut être adressée directement au client ; les données sont transmises à l'administration par votre PA (ProScope → PA d'émission → Administration fiscale).

3.4 - Cas n°4 : facture à une administration

La facturation électronique du secteur public existe depuis plusieurs années. Les factures aux entités publiques passent par Chorus Pro, dispositif distinct du circuit B2B privé : dans ProScope, les modalités de traitement peuvent donc différer.

4 - Que dois-je faire dans ProScope ?

Avant la mise en œuvre, vérifiez les informations enregistrées dans ProScope. Nous avons enrichi certains écrans et complété les Actions de certaines tables pour vous aider à résoudre les anomalies.

Préférences ProScope

Les Préférences ProScope contiennent un nouvel onglet consacré à la RFE :

Il contient l'URL de l'API de l'INSEE permettant de vérifier les numéros de SIREN saisis dans vos fiches clients, et la cohérence entre SIREN, SIRET, numéro de TVA intracommunautaire et raison sociale. Ouvrez un compte gratuit sur le site de l'INSEE (lien bleu) ; une clé API vous sera délivrée, à recopier dans le champ prévu.

Préférences Société

Les Préférences Société ont été enrichies d'un nouvel onglet RFE :

Renseignez les informations comme dans le modèle (avec vos propres SIREN, numéro de TVA, etc.) pour chaque société émettrice de factures.

Énumérations

Les énumérations contiennent la liste des pays, enrichie pour la RFE. Il est indispensable de connaître le code ISO à deux lettres de chaque pays utilisé :

L'installation reconnaît automatiquement les 27 pays de l'Union européenne et renseigne le code ISO, sous réserve d'une orthographe correcte et en français (« Allemagne » oui, « Deutschland » non ; « Pays-Bas » oui, « Hollande » non). La fiche Énumération se présente ainsi :

Deux nouvelles notions sont introduites :

Le Registre d'identification est la codification retenue pour la France (recherche des entreprises françaises dans l'annuaire par le SIREN) ; le Schéma d'identification permet l'acheminement des factures vers le bon interlocuteur. Il est conseillé de ne pas modifier ces paramètres. Au sein des énumérations : renseignez les codes ISO des pays hors Union européenne, et complétez les pays membres mal orthographiés ou en langue étrangère.

Fiches Client

Les fiches clients ont été modifiées à deux endroits : le pays de facturation dans le premier onglet, et l'onglet Compta dans sa partie basse :

C'est là que les informations indispensables à la RFE sont saisies. Des mécanismes de vérification, de renseignement automatique et de recherche des informations manquantes sont proposés :

• Recherche des clients incomplets : isole les fiches auxquelles il manque des informations RFE.
• Renseignement par lots : applique une correction à une sélection en une opération (par exemple le pays « France » pour toutes les fiches françaises).
• Renseignement individuel : le SIREN, identifiant unique, ne peut pas être renseigné automatiquement ; saisissez-le dans chaque fiche concernée après recherche des incomplets.

Une erreur de SIREN, de SIRET ou d'identification du destinataire peut empêcher le bon traitement ou le bon acheminement d'une facture.

Factures

C'est depuis la liste des factures que vous générez vos Factur-X. Les actions de contrôle et de fabrication se trouvent dans l'icône Action :

Le Contrôle Facturation Électronique vérifie que le lot de factures à enregistrer au format Factur-X est conforme. Il renvoie le dialogue de contrôle vu pour les clients, avec les rectifications à effectuer :

Une erreur de SIREN, de SIRET ou d'identification du destinataire peut notamment empêcher la génération de la facture.

Glossaire de la RFE

Administration fiscale — principalement la Direction générale des Finances publiques (DGFiP), qui reçoit les données transmises dans le cadre de la réforme et du e-reporting.

Annuaire — base permettant d'identifier la plateforme agréée à laquelle une facture doit être adressée, et de déterminer où l'envoyer selon l'entreprise destinataire.

Assujetti à la TVA — personne ou entreprise exerçant une activité entrant dans le champ de la TVA (y compris en cas d'exonération sur certaines opérations).

B2B — opération entre deux entreprises. B2B domestique : deux entreprises en France (e-invoicing). B2B international : avec une entreprise à l'étranger (généralement e-reporting).

B2C — opération d'une entreprise avec un particulier. Relève de l'e-reporting.

Chorus Pro — plateforme de facturation électronique du secteur public. En place depuis 2017.

CII (Cross Industry Invoice) — format XML standardisé ; avec UBL et Factur-X, l'un des formats compatibles. ProScope ne l'utilise pas actuellement.

Compte rendu d'intégration (CRI) — information retournée par la plateforme après traitement d'un flux : indique notamment si le fichier a été accepté ou rejeté.

Cycle de vie de la facture — étapes et statuts de suivi d'une facture, de l'émission au règlement, au rejet ou au litige.

DGFiP — Direction générale des Finances publiques, chargée notamment de la TVA et de la mise en œuvre de la réforme.

Données de facturation — informations d'une facture transmises sous forme structurée (numéro, date, montants HT/TTC, TVA, identifiants du fournisseur et du client…).

e-invoicing — facturation électronique entre entreprises concernées. Un simple PDF par e-mail n'est pas une facture électronique au sens de la réforme.

e-reporting — transmission à l'administration de données sur certaines transactions ne relevant pas de l'e-invoicing, et selon les cas sur les paiements. De transaction : ventes aux particuliers et certaines opérations avec l'étranger. De paiement : à partir du 1er septembre 2027.

Facture électronique — facture émise, transmise et reçue sous forme électronique conforme à la réforme, avec données structurées et transitant par une PA.

Factur-X — format mixte : un PDF lisible et un XML de données structurées. Format produit par ProScope.

Format structuré — format où chaque information occupe un champ identifié et normalisé, exploitable automatiquement.

Norme EN 16931 — norme européenne du modèle sémantique des données d'une facture. UBL, CII et Factur-X s'y appuient.

OD – Opérateur de Dématérialisation — prestataire de logiciels ou services de facturation électronique. Contrairement à une PA, il n'est pas habilité à transmettre directement à l'administration : il s'appuie sur une PA.

PA – Plateforme Agréée — plateforme immatriculée par l'administration, habilitée à transmettre et recevoir les factures et à transmettre les données à l'administration. Intermédiaire obligatoire. Anciennement PDP.

PDF / PDF-A3 — un PDF classique par e-mail n'est pas une facture électronique conforme ; le PDF/A-3 permet d'embarquer des fichiers et sert de support à Factur-X.

PPF – Portail Public de Facturation — portail de l'État intervenant dans l'architecture de la réforme (annuaire, échanges avec les plateformes).

RFE — Réforme de la Facturation Électronique.

Routage — acheminement d'une facture de la plateforme de l'émetteur vers celle du destinataire.

SIREN / SIRET — le SIREN (9 chiffres) identifie une entreprise ; le SIRET (14 chiffres) identifie un établissement (SIREN + NIC).

Statut de facture — état d'avancement dans le cycle de vie : déposée, rejetée, reçue, mise à disposition, acceptée, payée…

Solution compatible — logiciel de facturation électronique qui n'est pas une PA et s'appuie sur une PA. ProScope est une solution compatible.

TVA / TVA intracommunautaire — la TVA est un impôt indirect sur la consommation ; le numéro de TVA intracommunautaire identifie une entreprise assujettie dans un État membre de l'UE.

UBL – Universal Business Language — format XML standardisé de factures ; l'un des trois formats retenus. ProScope ne l'utilise pas actuellement.

FAQ

Pourquoi le PDF ne suffit-il plus ?

Un PDF classique se lit mais ne contient pas les données structurées nécessaires au traitement automatique. Un PDF ordinaire par e-mail n'est pas, à lui seul, une facture électronique au sens de la réforme. Dans un Factur-X, le document garde son apparence habituelle tout en contenant ces données.

Où suis-je gagnant ?

Pour une facture B2B française relevant de l'e-invoicing, vous n'aurez plus à : envoyer manuellement la facture par e-mail ; demander au client quelle adresse utiliser ; connaître sa plateforme ; vous connecter à la plateforme pour déposer chaque facture. Ces opérations sont prises en charge par le dispositif d'échange entre plateformes agréées.

Quel est le rôle de l'annuaire ?

Il identifie le destinataire et la plateforme vers laquelle acheminer la facture : vous n'avez pas à connaître la plateforme agréée de chacun de vos clients.

ProScope, PA : qui fait quoi ?

ProScope est votre logiciel de gestion (factures, clients, règlements, suivi, préparation des données). La Plateforme Agréée transmet, reçoit et achemine les factures et transmet les données à l'administration.

Pourquoi ProScope utilise sa propre PA et pas la mienne ?

Il existe environ 150 PA, chacune avec son interface, son fonctionnement et ses API ; les interfacer toutes aurait demandé des années. Nous avons choisi une PA adaptée à nos clients et l'utilisons pour émettre les factures de tous. Une PA de secours pourra être ajoutée pour garantir l'émission même en cas d'indisponibilité de la PA principale.

ProScope a sa PA et moi la mienne ?

Oui : vous avez votre PA de réception et nous utilisons notre PA pour émettre vos factures. C'est transparent pour vous.

Que faire lorsqu'une facture est rejetée ?

Une facture peut être rejetée pour une information incorrecte ou une règle non respectée : SIREN incorrect, destinataire non identifiable, données obligatoires manquantes, format incorrect, incohérence entre données. Corrigez l'information puis renvoyez la facture.